Uchazeči motivační dopis podceňují, v přijímacím řízení však může mít velký dopad. Mnozí náboráři na takovýto dopis stále kladou důraz a některé společnosti uchazeče, kteří motivační dopis nezašlou, neakceptují. 

V tomto článku se můžete dozvědět více o: 

   - historii motivačního dopisu;

   - důležitosti motivačního dopisu;

   - tom, jak napsat motivační dopis;

   - chybách, kterých je dobré se při psaní motivačního dopisu vyvarovat;

   - tom, jak motivačním dopisem zaujmout náboráře.

 

Motivační dopis – v minulosti a současnosti

Na rozdíl od životopisu, za jehož vynálezem stojí Leonardo Da Vinci, víme o motivačním dopisu málo. Tento užitečný nástroj v procesu ucházení se o zaměstnání také vznikl mnohem později, v roce 1930.

V druhé polovině 20. století přecházely Spojené státy z průmyslu na sektor služeb a zaměstnanci těchto odvětví pak byli označováni jako „bílé límečky”.

 

Bíle límečky a motivační dopis

Historie motivačního dopisu je spojená se vznikem a rozvojem sektoru služeb v ekonomice. Průmysloví dělníci, kteří jsou přímými výrobci produktů nebo služeb, nejsou v přímém kontaktu se zákazníky. 

Formulace „cover letter“ se objevila poprvé dne 23. září 1956 v New York Times v souvislosti s pozicí Dutch Paint Boy, prakticky ucházení se o zaměstnání jako „paint industrial chemist“.

V roce 1958 se výraz cover letter objevil současně ve 4 nejdůležitějších novinách ve Spojených státech: v New York Times, Wall Street Journal, Chicago Tribune a LA Times. Byl to signál označující „přejetí” tohoto výrazu.

 

Motivační dopis zaznamenal nevšední „rozmach” počínaje rokem 1965. 

Vznikl skutečný knižní průmysl, který se věnoval radám týkajícím se vypracovávání právě takového prezentování vlastních schopností. Historikové považují knihu Erwina Vogela (1971) ,,How to Write Your Job-Getting Resume and Cover Letter”, za referenční bod v historii motivačního dopisu (kniha se prodává online i dnes). 

Rok 1990 je stejnými historiky považován za „rok slávy kolem hysterie zvané cover letter”. Objevily se další a další knihy, posléze se přešlo na weby a slidy prodávané za stovky dolarů.

Motivační dopis v současnosti

Steve Hochstadt, vedoucí oddělení historie na Bates College, je přesvědčený, že motivační dopis představuje nejdůležitější dokument při ucházení se o volnou pozici.

„Dopis vám dává možnost představit nejen své dosažené vzdělání, ale také prokázat spisovatelské schopnosti”, tvrdil Hochstadt.

Motivační dopis je považován za umění, nikoliv za technickou záležitost, jak můžeme tvrdit o životopisu. To ale neznamená, že motivační dopis nepodléhá některým pravidlům a že nemá jasně definovanou strukturu:

- nesmí přesáhnout 2 stránky;

- musí obsahovat 3–5 odstavců;

- musí vysvětlit, proč byl napsán (proč je zaslán pro danou pozici);

- musí uvádět, co vás na dané pozici zaujalo;

- musí stručně popsat vzdělání a zkušenosti uchazeče;

- musí obsahovat argumenty, proč jste nejvhodnějším uchazečem pro tuto pozici.

Tato pravidla mohou být samozřejmě považována za všeobecná, ale nikoli všeobecně aplikovatelná. Přesto je dobré nepřesáhnout 2 stránky, jinak riskujete ztrátu pozornosti čtenáře.

Zároveň je nutné, abyste se soustředili na dovednosti, které vám mohou pomoci získat nabízené místo.

V současné době je mnoho společností, které motivační dopis vyžadují. Jsou to především:

- Tech společnosti, které jsou zvláštním způsobem zainteresovány na dovednosti uchazeče, jenž je důkladně testován;

- Marketingové a reklamní agentury, kde je psaní velmi důležité a kde vás bez nadání na velmi sugestivní popis nezaměstnají.

V posledních letech vyžaduje mnoho vládních agentur a neziskových organizací od uchazeče zaslání motivačního dopisu, který je považován za „průvodce” technickým životopisem. To svědčí nejen o důležitosti motivačního dopisu, ale také o skutečnosti, že se pro každou společnost hledají právě ty správné talenty.

 

Proč napsat motivační dopis

Asi si říkáte, k čemu je vám motivační dopis, když si většinu z vašich žádostí nikdo ani neprohlédne.

„Proč tím mám ztrácet čas?” Jako odpověď na tuto otázku vám nabízíme šest důvodů, které vám ukážou, proč je tento dokument stále relevantní a jak může zvýšit vaše šance na pohovor.

1. Máte šanci použít spoustu klíčových slov. V současné době náboráři čím dal častěji používají nejrůznější programy umožňující vybrat ty nejlepší kandidáty pomocí různých filtrů a klíčových slov, které považují za relevantní pro konkrétní práci. Vyhotovení motivačního dopisu vám dává šanci použít co nejvíce takových slov nacházejících se v popisu dané pozice.

2. Můžete nabídnout více informací o vašich úspěších. Při psaní životopisu většinou uvedete nejdůležitější úspěchy z vašich minulých zaměstnání nebo projektů, kterých jste se účastnili. V motivačním dopise můžete napsat víc o tom, jak jste těchto úspěchů dosáhli.

3. Máte šanci uvést různé osobní příběhy a souvislosti, které vám pomohou vysvětlit váš zájem o pozici nebo společnost, pro kterou chcete pracovat. Například pokud ústředním tématem vaší bakalářské nebo diplomové práce byla společnost, u které se ucházíte o práci.

4. Můžete ukázat, že máte dobré písemné komunikační schopnosti. Pokud je pro určitou práci prokázání dobrých komunikačních schopností písmem jedním z požadavků, co může tuto dovednost vystihnout lépe, než motivační dopis?

5. Dokážete, že jste tou správnou osobou. Poukázáním na své předchozí zkušenosti a vlastnosti, které mohou pomoci společnosti, u které se chcete zaměstnat, v růstu, přimějete náboráře, aby vás pozvali na pohovor.

6. Prokážete vytrvalost. Na konci motivačního dopisu je dobré uvést určitou lhůtu, po jejímž uplynutí se náboráři znovu ozvete s dotazem, zda jste byli na pohovor vybráni. Tím náboráři dokážete, že máte iniciativu a jste vytrvalí. 

Tento přístup naneštěstí není užitečný v případě oslovování profilových sítí, které vám neposkytnou přímou adresu náboráře. Proto v motivačním dopise ukažte, že máte o danou pozici opravdu zájem a vynaložte trochu úsilí ke zjištění, kdo se zabývá náborem zaměstnanců ve společnosti, jež nabízí práci, kterou si přejete. V tomto případě dokáže LinkedIn divy.

A nezapomeňte: každý krok, který uděláte navíc oproti ostatním uchazečům k tomu, abyste získali vysněné místo, může náboráři pomoci si vás všimnout!

 

Jak formulovat motivační dopis

Zaměstnavatelé dostávají denně stovky motivačních dopisů. Proto je důležité, aby ten váš byl dobře formulován a vynikal.

Mnoho uchazečů jej bere jako formalitu a nepracuje dostatečně na jeho obsahu nebo jej bere jako povinnost. Proto je výsledek dokumentu povrchní.

„Motivační dopis může rozhodnout mezi dvěma uchazeči, jejichž vzdělání a kvalifikace jsou stejné,” říká John O’Neil, asistent na katedře karierní výchovy na Stanfordské univerzitě.

Je správné vyhýbat se šablonám. Takových dokumentů jsou na internetu desítky a většina uchazečů je využívá. Tímto způsobem ale nevyniknete.

„Musíte myslet na své publikum. Kdo bude váš dopis číst? Jak na sebe upozorníte, abyste vynikli v množství uchazečů,” říká Kristen Fitzpatrick, manažerka karierního rozvoje a odborné přípravy na Harvard Business School.

Obsahem ukažte své komunikační schopnosti a svoji osobnost. Přesvědčte čtenáře, že jste něco extra a že nabízíte více než ostatních 99 % uchazečů.

Neopisujte životopis – motivační dopis se musí soustředit na organizaci, kterou oslovujete, a na charakteristiku nabízeného místa. Pokud potenciální zaměstnavatel, který již váš životopis četl, najde v motivačním dopise výčet vašich minulých zaměstnání, bude to ztráta času.

Můžete popsat projekty, kterých jste se účastnili, způsob, jakým jste je dotáhli do konce. Nejdůležitější je čtenáři sdělit, že jste pochopili cíle společnosti, že máte řadu nápadů a že můžete přispět svojí kreativitou.

Nebuďte okázalí – Po vypracování dopisu si jej několikrát přečtěte, abyste odstranili klišé a osobní názory na společnost.

Pokud začnete slovy: jsem pracovitý člověk nebo jsem ochoten těžce pracovat, pouze zopakujete to, co říká většina uchazečů. 

„To, že jste hard worker, dokažte obsahem dopisu,” přidává John O’Neil.

Udělejte si vlastní průzkum – Informujte se ze všech dostupných zdrojů nebo si třeba zajděte na kávu s některým zaměstnancem společnosti. Uchazeč, který prokáže, že mu projekty společnosti nejsou cizí, že ví o nových akvizicích nebo o vystoupení oficiálního zástupce společnosti na veřejnosti, je o krok napřed oproti ostatním.

Pokud nedáte najevo, že jste se na motivační dopis důkladně připravili, vzniknou pochybnosti o vaší schopnosti připravit se na setkání s rozhodujícími faktory ve společnosti.

„Soustřeďte se na to, co můžete nabídnout navíc – Kristen Fitzpatrick říká, že hodně uchazečů hovoří v motivačním dopise o tom, jak hodnotí společnost, u které se chtějí nechat zaměstnat „Víte, kolik dopisů, ve kterých se objevuje: ,Nemohu žít bez iPhone‘ dostává Apple? Věřte, že je jich velmi mnoho.”

Žádná společnost nezaměstnává pracovníky, aby konala dobrodiní. Chtějí najít vhodného člověka pro určitou pozici. Motivačním dopisem můžete prokázat, že tím vhodným člověkem jste právě vy.

 

Jak udělat motivačním dopisem dojem na náboráře

Motivační dopis se může stát vaší tajnou zbraní při hledání zaměstnání a v případě, kdy zaměstnavatele vybírají ze stovky uchazečů, vás může odlišit.

Motivační dopis je mnohem důležitější, než si většina uchazečů myslí, říkají odborníci HR. V životopise je možné vidět zkušenosti a odbornou přípravu, v motivačním dopise můžete ukázat svoji osobnost.

1. Personalizujte každý motivační dopis. Největší chybou, které se uchazeči o místo dopouštějí, je to, že použijí „copy-paste“ standardního formátu motivačních dopisů a pak u každé pozice pouze vymění údaje o společnosti. Už z prvního řádku musí být jasně vidět, že mluvíte o pozici x ve firmě y.

2. Ukažte, že umíte zaujmout postoj. Studie potvrzují, že se zaměstnavatelé zajímají více o postoj uchazečů přítomných na pohovoru a teprve v druhé řadě o jejich vzdělání a zkušenosti. Proto je důležité vyjádřit co nejlépe už v prvních řádcích dopisu, čím se lišíte od zbytku uchazečů.

3. Trvejte na výhodách, které zaměstnavatel získá, pokud vás zaměstná. Je také velmi důležité ukázat zaměstnavateli hned na začátku, jaké výhody získá, pokud vás zaměstná. Náboráři jsou pragmatičtí lidé a raději se zabývají business argumenty než poetickými či rétorickými frázemi. Vyzvedněte všechno, co můžete dané firmě nabídnut jako přidanou hodnotu.

4. Uveďte profesní výsledky, kterých jste dosud dosáhli. Na rozdíl od životopisu můžete v motivačním dopise zřetelně vyzdvihnout profesní výsledky, na které jste hrdí. Je důležité tyto výsledky uvést co nejkonkrétněji s jednoduchými a přesnými příklady z vaší profesní minulosti.

5. Odpovězte na požadavky inzerátu o zaměstnání. Aby bylo jasně vidět, že jste motivační dopis personalizovali, můžete rozebrat jednotlivé důležité požadavky z inzerátu a ukázat, jak zapadáte do požadovaného profilu. Představte si, že inzerát pro danou práci představuje zadávací podmínky a vy musíte vyhovovat každému z těchto požadavků.

6. Buďte kreativní! Jakýkoliv způsob vybočení z davu je v tomto období krize dobrý za podmínek, že zaměstnavateli nedáte najevo aroganci nebo extravaganci. Co se týče formy a vzhledu motivačního dopisu, nebojte se být kreativní. Zvýrazněte to, co vás odlišuje.

 

Chyby, kterých je dobré se při psaní motivačního dopisu vyvarovat

Před zasláním motivačního dopisu se ujistěte, že jste neudělali některou z následujících chyb.

1. Neposlali jste motivační dopis

Přestože není motivační dopis vyžadován, spousta manažerů vás ihned „ocení” za to, že jste si nedali tu práci jej přiložit, když jste se ucházeli o práci.

2. Nepřečetli jste si pozorně popis pozice

Mnohokrát najdete v popisu pozice, o kterou se chcete ucházet, nejasnosti. To ale neomlouvá skutečnost, že jste si tento popis pořádně nepřečetli. Může obsahovat pokyny a požadavky zveřejněné zaměstnavatelem.

Někteří manažeři mohou v motivačním dopise požadovat vysvětlení a popis získaných zkušeností nebo odpověď na určité dotazy. Tyto pokyny nejsou volitelné, pokud jím nevyhovíte, můžete snížit svoje možnosti v očích některých hiring manažerů.

3. V motivačním dopisu napíšete chybně název společnosti

Neexistuje hiring manažer, který by se s takovou chybou nesetkal. Je to běžná chyba, jelikož většina uchazečů dopis před odesláním nekontroluje. Je vhodné dopis předložit pro přečtení někomu blízkému, kdo vám pomůže s opravou všech chyb.

4. Použijete stejný obsah u každé společnosti, u které se ucházíte o místo

Pokud pro každou společnost píšeme jiný životopis, musíme stejně postupovat i v případě motivačního dopisu. A proč? Je to velmi jednoduché – riskujete, že pošlete dopis jiné společnosti, než které je adresovaný.

Soustřeďte se na specifika pozice a společnosti, abyste se vyvarovali těchto chyb.

5. Shrnete svůj život

Ověřený způsob zaujetí toho, kdo čte motivační dopis, je to, že budete „vyprávět” o své vášni pro danou práci namísto o vašem osobním životě. Hiring manažera nezajímají vaši příbuzní, přátelé nebo to, jak trávíte volný čas. 

Všechno, co chcete přidat do motivačního dopisu, musí být stručné, bez uvedení osobních pocitů. Nejlepší příklad: Ucházíte se o práci v Praha a bydlíte v Brno.

6. Motivační dopis má formu kompaktního textu

Nejprve napište text dopisu, poté se postavte do situace hiring manažera, který čte denně desítky, někdy i stovky takových textů. Kompaktní text, který není rozdělený do paragrafů a neobsahuje stručné myšlenky, bude těžké číst a nezaujme pozornost toho, kdo jej má před sebou.

Pište krátké věty a souvětí a vyzdvihněte důležité detaily. Tímto způsobem bude pro náboráře snadnější motivační dopis číst.

7. Tón dopisu je příliš pokorný nebo příliš agresivní 

Nekončete formulací typu: „Příští týden vám zavolám, abychom se dohodli na datu a času pohovoru...” Tento agresivní tón přivede náboráře k názoru, že jste arogantní.

Nemusíte ale spadnout ani do opačného extrému a být příliš pokorný. Nechcete, aby si náborář myslel, že se mu snažíte lichotit.

Nejlepší je jednoduchý, přímý ton: „Byl(a) bych rád(a), pokud bych s Vámi mohl(a) projednat pozici, kterou Vaše společnost nabízí.“

8. Neodpověděli jste detailně na dotaz „Proč chci tuto práci”

Často se stává, že ve vysvětlení o kvalifikaci (někdy s množstvím detailů) a dovednostech, zapomínáme na skutečnost, že hiring manažer, který čte náš motivační dopis, chce jasně pochopit důvod „Proč chcete tuto práci?”

Toto je první a nejdůležitější věc, kterou získáte pozornost svého budoucího zaměstnavatele.

Aby z motivačního dopisu nevznikl pouhý list papíru, jehož zaslání společnost vyžaduje, ale aby byl prvkem, který umožní přijetí vás samotných jako vážného kandidáta, analyzujte každou napsanou větu a zjistěte, jestli odpovídá na otázku „Proč?”

 

Závěr

Motivační dopis je nástroj, který v procesu ucházení se o místo můžete využít. Může vám pomoci zaujmout náboráře. Zároveň je to pro vás příležitost povědět více o svých úspěších a o kritických situacích, které jste dokázali vyřešit. 

Věnujte více pozornosti motivačnímu dopisu a vyvarujte se vyplnění předdefinovaného vzoru z internetu. Čím kreativnější budete, tím máte větší šanci vyniknout.